個人數位助理(Personal Digital Assistant， 簡稱PDA)，大概是e化時代中，上班族必備的數位工具了。它有效的取代了傳統的記事簿與名片匣，讓高階主管或業務人員輕輕鬆鬆「駕簡馭繁」，擺脫丟三落四、忘東忘西的窘態！以下就幾項主要功能介紹。


行事曆管理(Calendar/DateBook)

PDA的行事曆管理功能，可以管理約會、會議、與事件紀錄等。我們可以設定約會提醒訊息或提醒聲響(PDA及桌面軟體如Microsoft outlook 均有Alarm功能)，約會時間到了會自動提醒以免忘記或失約。也可自由調整提前提醒時間，或是把它拿來當鬧鐘，每天固定時間就會有鬧鈴叫人起床，出國旅遊或出差在外特別方便。

其他功能包括可以排定週期性約會，如每週或每月的例行討論會、親友生日、結婚紀念日或個人必須定期處理的事務等。畫面上可以依據日、週或月來檢視約會，提供方便之瀏覽功能。

對桌上型軟體而言，透過內部網路(部分可透過網際網路)，可在自己的行事曆中排程約會，也能授予其他人(如秘書)擁有權限，讓他們可以在行事曆中代為排程或新增／變更約會。只要打開桌面Outlook或PDA就可得知所有約會內容。

對我個人而言，每天工作結束後，我會把今天的重要事務與事件，記錄在Outlook或PDA的行事曆中。如果可能的話，還會將自己的檢討與看法記錄於對應的事件附註檔中，對於日後回溯記憶有莫大助益，更可藉著分類定期檢討過去處理某類事件的過程與結果，藉以改進。因此，行事曆對我個人而言，不僅僅是約會與會議安排而已，更像是個人的行動紀錄、工作紀錄與事件紀錄，也是日記。(待續）